Comment définir un cahier des charges pour créer un site internet WordPress ?

Vous vous apprêtez à lancer la création ou la refonte de votre site WordPress ? Avant de vous jeter à l’eau, avez-vous pensé à concevoir un document incontournable ?

Un document encore trop souvent mis de côté, par méconnaissance ou par manque de temps, alors qu’il est si indispensable à la réussite d’un projet web.

Ce document, c’est le cahier des charges d’un site internet WordPress. Vous ne savez pas comment vous y prendre pour le façonner de main de maître ?

À la fin de cet article, et après avoir suivi 6 étapes-clés, vous serez en mesure de créer le vôtre sur-mesure, comme un pro. En bonus, vous trouverez même un exemple de structure pour vous guider.

Avec cela, c’est l’assurance de démarrer votre prochain site sur les chapeaux de roue, et dans la bonne direction !

Qu’est-ce qu’un cahier des charges pour le web ?

Un cahier des charges est un document écrit qui présente les éléments majeurs liés à un projet de création ou de refonte d’un site WordPress.
Il détaille notamment les besoins, contraintes, idées, concepts et objectifs de la personne ou de l’entreprise souhaitant concevoir un site internet.

Y sont aussi recensés les différents prestataires qui vont intervenir tout au long du projet, ainsi que les aspects graphiques, fonctionnels, budgétaires et stratégiques du site.

Un bon cahier des charges fixe les lignes directrices d’un projet web, mais ce n’est pas une synthèse. Au contraire, il permet d’exposer votre projet dans le détail.

C’est la raison pour laquelle vous devez veiller à être le plus précis et exhaustif possible, lors de sa rédaction. Et ce, que vous souhaitiez concevoir vous-même votre site, ou confier cette tâche à une agence spécialisée sur WordPress.

Quels éléments doivent figurer dans un cahier des charges ?

S’il n’existe pas une méthode « arrêtée » pour créer un cahier des charges de site web pertinent, plusieurs concepts centraux doivent y figurer. À l’intérieur, pensez notamment à présenter :

• vos besoins en créant ce projet, ainsi que ses contraintes éventuelles ;
• la structure du site et son type (site vitrine, site e-commerce, site sur-mesure etc.) ;
• les devis et le budget ;
• l’ensemble des tâches à effectuer ;
• les intervenants qui participeront au projet et leurs rôles respectifs ;
• le projet et les différentes étapes de manière chronologique ;
• la charte graphique, la technologie utilisée ( ex : WordPress), les langues employées sur le site etc. ;
• l’ordre de priorité concernant les différentes actions à effectuer ;
• le contenu, la stratégie SEO (Search Engine Optimization, Optimisation pour les moteurs de recherche), les solutions de maintenance, la présence sur les réseaux sociaux ;
• la date de livraison ;
• un état des lieux de l’existant (dans le cas d’une refonte).

Voilà pour un premier avant-goût de ce qui vous attend au moment de vous pencher sur la réalisation du cahier des charges de votre prochain site WordPress.

Notez que si vous êtes prestataire, c’est bien sûr votre client qui devra se charger de remplir votre cahier des charges, lorsqu’il vous réclamera un devis. 

Vous pourrez par exemple l’aiguiller en lui fournissant un modèle prêt à l’emploi, et en l’accompagnant pour renseigner les informations demandées.

Avant d’évoquer tout cela en profondeur, et d’aborder la phase rédactionnelle du cahier des charges web, découvrez d’abord les raisons qui rendent ce document indispensable lors de la conception/refonte d’un site WP.

Pourquoi le cahier des charges est-il indispensable pour créer ou refondre un site WordPress ?

La rédaction d’un cahier des charges est essentielle à la réussite de votre projet pour plusieurs raisons, qui sont aussi des avantages. 

• ce document vous fait gagner beaucoup de temps. À n’importe quel moment, vous pouvez vous y référer pour consulter les différentes étapes et éléments du site WordPress à créer ;
• le prestataire et le client gagnent en lisibilité et en clarté, puisque tout a été balisé dès le départ.
  Un cahier des charges limite le risque de mauvaises surprises pendant la réalisation du projet, ainsi que les allers-retours chronophages entre les différentes parties prenantes au projet ;
• un cahier des charges d’un site web peut constituer une preuve en cas de litige avec un prestataire, car il s’agit d’un document officiel ;
• il priorise les différentes opérations à mener, et vous aide à mettre à plat toutes vos idées. Il identifie toutes les tâches essentielles à effectuer, et présente les besoins du client ;
• les différents intervenants peuvent plus facilement estimer la charge de travail réelle, et le coût associé à chaque prestation demandée ;
• en tant que document formel et officiel, un cahier des charges crédibilise et professionnalise votre projet.
  Grâce à lui, vous planifiez la création du site et instaurez des délais de livraison qui serviront de points de repère à tous les intervenants ;
• le cahier des charges d’un site internet WordPress n’est pas figé : si vous avez oublié certains éléments, vous pouvez toujours le compléter et l’ajuster en temps voulu.

Tout efficace qu’il soit, le cahier des charges est avant tout réservé aux projets d’une certaine « envergure ». Concrètement, n’hésitez pas à y recourir lorsque vous désirez : 

• créer un site WordPress en partant de zéro ;
• refondre un site WordPress de fond en comble pour le mettre au goût du jour graphiquement, par exemple.

En revanche, vous pouvez faire l’impasse sur ce document formel pour les petits projets peu gourmands en temps. On pense par exemple à :

• la création d’une page unique pour vous référencer sur une requête précise, afin d’améliorer votre référencement naturel ;
• des modifications graphiques ou l’ajout de certaines fonctionnalités comme l’installation d’un certificat SSL pour passer votre site en HTTPS, la création d’un thème enfant, l’ajout d’un formulaire complexe etc.

Après cette présentation théorique, place tout de suite à la mise en œuvre pratique. Voyez dans le détail quels éléments doivent figurer dans le cahier des charges de votre site internet WordPress.

Comment rédiger un cahier des charges pour votre site internet WordPress en 6 étapes

La rédaction de votre cahier des charges s’effectue en plusieurs étapes. Comme vous le constaterez, elles sont essentielles pour structurer votre contenu et vous assurent de ne rien oublier au moment de rédiger.

Rappelons encore une fois que votre cahier des charges doit être un modèle de clarté, de lisibilité et de précision.

Pour cela, au-delà du texte, intégrez-y tous les éléments graphiques/visuels qui faciliteront la compréhension du document aux lecteurs : images, illustrations, captures d’écran, maquettes fonctionnelles, logos, schémas, tableaux etc.

Enfin, concernant son format, sachez qu’un cahier des charges web est le plus souvent délivré au format PDF ou texte (Word, Google Docs, Libre Office, WPS Writer etc.).

Tout est O.-K. pour vous ? Plongez maintenant dans la première étape rédactionnelle.

Étape 1 : Présentez le projet

Pour démarrer, le cahier des charges d’un site internet WordPress présente le projet de façon globale, en abordant les thématiques suivantes : l’entreprise, le projet, les intervenants, les objectifs et la cible.

Présentation de l’entreprise et du projet

En guise d’introduction, commencez par mettre en avant votre entreprise et le projet, sur 1 ou 2 pages. 

Concernant votre entreprise, listez :

• son nom et sa date de création ;
• ses coordonnées : e-mail, numéro de téléphone, adresse, SIRET etc ;
• son nombre de salariés ;
• son chiffre d’affaires ;
• son secteur d’activités ;
• son budget prévisionnel ;
• les produits et/ou services que vous proposez.

Pensez aussi à lister vos concurrents, en indiquant l’adresse de leur site web, puis en expliquant succinctement leurs points forts et leurs points faibles.
Détaillez en quelques lignes la stratégie marketing/webmarketing qui devra être mise en place pour vous démarquer de la concurrence.

Dans le cas d’une refonte, vous devrez également consacrer un chapitre au site déjà existant. Présentez ses caractéristiques (technologie utilisée, statistiques de trafic, langue utilisée etc.), ainsi que les ressources disponibles actuellement :

• l’URL du site ;
• le registrar chez qui le nom de domaine a été réservé (Gandi, OVH, o2switch etc.) ;
• l’hébergeur : OVH, o2switch, Ionos 1&1 etc.
• le CMS (Content Management System) utilisé : WordPress.org ou WordPress.com, Joomla, Drupal, Wix, Shopify, Squarespace etc.
• l’existence d’une maintenance WordPress etc.

Présentation des intervenants

Afin de faciliter la communication entre les différentes parties, indiquez les coordonnées de chaque intervenant (chef de projet web, développeur, rédacteur web, graphiste, responsable SEO, responsable com’ etc.) :

• nom et prénom ;
• poste occupé et rôle dans le projet ;
• coordonnées (e-mail voire numéro de téléphone).

Détails des objectifs de création dans le cahier des charges de votre site internet WordPress

Dans un troisième temps, exposez d’abord le type de site souhaité : site vitrine, e-commerce, média etc.

Puis embrayez en expliquant pourquoi vous souhaitez créer ou refondre votre site WordPress, et à quoi va-t-il servir.

L’objectif général, ici, consiste à replacer la création du site web dans la stratégie de votre entreprise. Voici quelques pistes, pour vous aiguiller : 

• Ce prochain site est-il un outil pour présenter vos services ? 
• Voulez-vous vous en servir pour développer votre visibilité en ligne et votre notoriété ?
• Est-ce plutôt un levier pour conquérir une nouvelle clientèle ou un nouveau marché ?
• Comptez-vous sur lui pour vendre vos produits et services, dans le cas de la création d’une boutique en ligne, par exemple ?
• Grâce à lui, désirez-vous accroître votre trafic sur les réseaux sociaux ?

Toujours dans un souci de précision, détaillez vos objectifs généraux en les datant et en les chiffrant. Par exemple, vous avez peut-être envie de trouver 100 nouveaux clients avec votre site WordPress, d’ici à décembre 2022.

Dans cette optique, il est judicieux de présenter vos objectifs quantitativement, par exemple à l’aide d’indicateurs clé de performance (KPI, Key Performance Indicator) :

• volume de trafic visé ;
• objectif en termes de ventes ;
• volume de prospects espéré par jour/semaine/mois ;
• le chiffre d’affaires moyen ;
• le taux de rebond ; 
• le taux de clics sur vos pages ;
• le taux d’abandon du panier en e-commerce.

Définition de la cible

Enfin, le cahier des charges de votre site internet WordPress doit présenter votre cible, c’est-à-dire le public auquel vous allez vous adresser. 

Pour cela, vous pouvez renseigner les éléments suivants : 

• le type de cible : B2B (entreprises), B2C (particuliers) ou les deux ;
• ses caractéristiques : âge, CSP (Catégorie socio-professionnelle), sexe, secteur d’activité, budget, centres d’intérêt etc. ;
• ses habitudes de consommation, comme le type d’appareils qu’elle utilise en priorité pour naviguer sur internet (ordinateur, smartphone ou tablette).
  C’est très important dans le cadre de la création d’un site internet responsive (lisible sur tous types de supports). Indiquez aussi sa maîtrise des outils digitaux ;
• sa situation géographique, très utile pour savoir dans quelle langue le site devra être conçu.

Afin de bien cerner votre cible, vous pouvez élaborer des personas, c’est-à-dire des représentations fictives de vos clients idéaux. L’outil gratuit Make My Persona d’HubSpot est un bon point de départ pour débuter.

Grâce à ces personas, les différentes parties prenantes au projet disposeront d’une vision plus concrète et précise des utilisateurs que vous visez. 

Étape 2 : Définissez les besoins de vos utilisateurs

Sans transition, place à l’étape numéro 2 de la création du cahier des charges de votre site internet WordPress : la définition des besoins des utilisateurs. 

Vous devez vous mettre dans leurs baskets et imaginer les actions qu’ils seront susceptibles d’effectuer en naviguant sur votre site internet.

Pour cela, posez-vous les questions suivantes, et apportez-y des réponses précises : 

• Quels sont les besoins des clients qui se rendront sur votre site ? Veulent-ils acheter quelque chose ? Cherchent-ils une information précise ? Désirent-ils télécharger un document ?
• Quel va être le parcours utilisateur une fois qu’ils débarqueront sur vos pages ?
• Comment faire pour rendre la navigation la plus fluide possible ?

Connaître les besoins des utilisateurs va vous permettre de détailler les fonctionnalités incontournables de votre site. Par exemple, s’ils cherchent de l’information sur vos produits ou services, une page Blog peut être intéressante pour les présenter plus en détails, à l’aide de tutoriels dédiés.

Si vous commercialisez des produits, des fonctionnalités e-commerce seront nécessaires (page Panier, Commande, Paiement etc.). 

Sans oublier le suivi des commandes, avec du support. Dans ce cas, on peut penser à la création d’une FAQ ou à la présence d’un chatbot.

Étape 3 : Décrivez les aspects graphiques et ergonomiques du site internet WordPress

Cette étape doit permettre à votre cahier des charges de présenter vos exigences en termes d’identité visuelle/graphique, d’ergonomie et de communication.

Le design et la charte graphique 

Si vous disposez d’une charte graphique, intégrez-la à votre cahier des charges de site internet. Ce document présente les éléments qui composent votre identité visuelle, à savoir :

• les couleurs du site. Une bonne pratique consiste à utiliser 2 ou 3 couleurs principales au maximum. Pour les associer correctement, servez-vous d’outils comme ColorHunt, Material Palette ou la Roue chromatique d’Adobe ;
• le logo. Si vous n’en avez pas, vous pouvez donner une idée de ce que vous souhaitez en le concevant avec un service comme Logogenie ou Canva ;
• la typographie, c’est-à-dire les polices d’écriture utilisées sur votre site. Vous pouvez trouver de l’inspiration sur Google Fonts, Font Squirrel ou Da Font ;
• les visuels et les icônes, que vous pouvez trouver sur Iconfinder ou The Noun Project ;
• les mises en situation avec l’ajout de flyers ou de plaquettes utilisées dans la communication de votre entreprise.

Vous n’avez pas de charte graphique ? Aucun souci. Soyez le plus précis possible en donnant des exemples de sites, couleurs, polices, effets visuels et autres logos que vous appréciez et qui vous inspirent.

Listez simplement les URLs correspondantes à votre prestataire en expliquant ce que vous aimez… et ce que vous appréciez moins. Vous pouvez très bien ajouter des captures d’écran pour rendre l’ensemble plus concret.

La navigation et l’ergonomie

Après la charte graphique, développez ce que vous attendez en matière de navigation et d’ergonomie. 

Là encore, il convient de décrire vos attendus, en fonction des besoins de votre cible. On peut par exemple penser à la conception :

• d’un site internet responsive ;
• d’un système de navigation bien précis ;
• d’un moteur de recherche interne ;
• de boutons spécifiques ;
• d’un plan du site par page ;
• d’un menu comportant X ou Y entrées au maximum ;

L’importance des wireframes, zonings et maquettes dans le cahier des charges web

Si vous pouvez, ne vous privez pas d’utiliser différentes techniques pour présenter l’emplacement des différents éléments graphiques sur les pages de votre site, ainsi que le rendu souhaité. 

Pour cela, vous pouvez concevoir les éléments ci-dessous, qui vont du moins détaillé au plus détaillé : 

• des zonings, qui présentent les éléments de votre page sous forme de blocs ;
• des wireframes, soit des maquettes fonctionnelles présentant la structure de vos pages. Vous pouvez les façonner sous forme de croquis, avec un crayon et un style. Mais le plus simple et pratique, notamment pour faciliter la correction et la collaboration, consiste à passer par un outil en ligne comme Balsamiq Wireframes ou MockFlow ;

• des maquettes, qui exposent le design final de vos pages. Les concevoir n’est pas forcément nécessaire à ce stade, car elles réclament expertise et technicité.
  Par contre, ajoutez-les à votre cahier des charges si vous en possédez. C’est toujours un plus pour le prestataire. 

Étape 4 : Détaillez les aspects fonctionnels et techniques du projet dans le cahier des charges du site internet WordPress

Lors de l’étape 4, détaillez les aspects fonctionnels et techniques du site, à savoir son arborescence, les fonctionnalités désirées, ou encore la présence de contenus.

L’arborescence du site

Par arborescence, on entend l’architecture d’un site web sous la forme d’un schéma, avec les différentes rubriques et niveaux de navigation.

C’est cette arborescence qui va vous permettre de lister les principales pages stratégiques de votre site : Accueil, A Propos, Services, Contact etc.

Une arborescence de site web réussie permet surtout de renforcer l’expérience utilisateur, mais elle peut aussi avoir des retombées positives en termes de SEO (Search Engine Optimization), car elle aide les moteurs de recherche à mieux comprendre le contexte de vos contenus.

Pour la concevoir, appuyez-vous sur des logiciels comme GlooMaps, MindMeister ou Balsamiq.

En parlant de pages, pensez aussi à évoquer, dans le cahier des charges de votre site internet WordPress, la présence des pages Mentions légales et Politique de confidentialité etc. Sans oublier la conception d’éventuelles landing pages (pages d’atterrissage) sur-mesure, si besoin.

Les différentes fonctionnalités attendues dans le cahier des charges

Quelles fonctionnalités incontournables votre site WordPress doit-il obligatoirement posséder ? C’est dans cette section que vous allez faire le listing des options qui vous semblent incontournables.

Par exemple, si vous souhaitez que votre prestataire conçoive une boutique WooCommerce, indiquez :

• son mode de fonctionnement ;
• les modes de livraison souhaités ;
• les passerelles de paiement à intégrer (PayPal, Stripe etc.) ;
• le nombre et le type de produits à ajouter (physiques, téléchargeables) ;
• les frais de port ;
• la mise en place de la TVA et son taux ;
• les déclinaisons de produits (taille, couleur etc.) ;
• la gestion des stocks ; 
• la facturation etc.

Autres exemples éventuels : vous souhaitez faire figurer sur le site un espace client sécurisé, un espace membres pour créer une communauté, un blog pour mettre en avant vos contenus, une newsletter pour collecter des adresses e-mail. 

Les informations et contraintes techniques

Ici, précisez les contraintes techniques associées au projet en donnant des informations sur : 

• les technologies privilégiées pour créer ou refondre votre site. En principe, vous partirez sur du WordPress ;-).
• les navigateurs sur lesquels il est impératif que votre site web s’affiche correctement : Chrome, Mozilla, Firefox, Opera, Edge etc.
• la gestion du nom de domaine et de l’hébergement : qui s’en charge si vous avez déjà un hébergeur ? Quelles sont vos requêtes si vous désirez en souscrire un ou le modifier ? Vous avez peut-être envie de partir sur de l’hébergement dédié plutôt que du mutualisé, dans un souci de performance ? Précisez-le ;
• d’éventuelles intégrations à des systèmes tiers, comme un CRM (Customer relationship Management, Gestion de la Relation Client), ou un ERP (Enterprise Ressource Planning, Progiciel de Gestion Intégré) ;
• les droits d’auteur concernant les textes et les images que vous allez utiliser. Ces dernières sont-elles libres de droit ? Disposez-vous de vos propres photos ? 
• la résolution d’écran souhaitée ;
• la langue dans laquelle le site devra être traduit si vous voulez mettre en place un site multilingue ;
• les exigences en matière de sécurité sur WordPress : plugins à activer, gestion du spam, authentification à deux facteurs, HTTPS etc. 
• la mise en place d’une solution de Web Analytics, type Google Analytics ou Matomo ;
• les réseaux sociaux à afficher sur le site : Facebook, Twitter, Instagram, LinkedIn etc. ;
• l’outil d’email marketing que utilisez, type Mailchimp, SendinBlue ou ActiveCampaign. 

Les contenus

Enfin, décrivez toutes les informations dignes d’intérêt relatives aux contenus :

• quels types de contenus doivent être créés : articles de blogs, vidéos, interviews, ebooks, études de cas etc. ;
• qui va les créer et sous quels formats (lister les contenus les plus importants déjà présents, si vous en avez) ;
• vos besoins en termes d’optimisation pour les moteurs de recherche (SEO) : structure du site, optimisation de la vitesse de chargement, audit sémantique, recherche de mots-clés, installation et paramétrage d’extensions dédiées comme Yoast SEO etc.

Étape 5 : Spécifiez les prestations attendues dans le cahier des charges du site web

À présent, place à l’étape 5 de la création du cahier des charges de votre site internet WordPress. 

Vous devez maintenant énumérer toutes les prestations nécessaires pour créer le site web, en présentant vos besoins.

Dans cette partie, listez les fonctionnalités et les contenus que vous souhaitez créer, afin de les porter à la connaissance du prestataire : 

• prise en charge de la création ou de la refonte du site web ;
• gestion de l’hébergement et achat/renouvellement du nom de domaine ;
• création des différentes pages et rubriques ;
• webdesign, création d’une charte graphique et d’un logo ;
• optimisation du référencement naturel ;
• prestation de maintenance éventuelle, pour vous assurer que votre site WP soit fonctionnel, sécurisé et optimisé 24h24h ;
• besoin d’une formation au CMS WordPress pour pouvoir gagner au maximum en autonomie après la livraison du site ;
• mise en conformité du site au RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) etc.

Tous ces éléments aideront le prestataire à établir un devis chiffré réaliste et adapté aux besoins du client.

Étape 6 : Établissez un planning de livraison et un budget

La dernière étape de la rédaction du cahier des charges d’un site internet WordPress consiste d’abord à préciser votre planning de création et de livraison de votre projet.

Spécifiez une date de mise en ligne souhaitée. Vos prestataires pourront ainsi évaluer la faisabilité du projet et vous faire d’éventuelles recommandations.

Puis ils vous communiqueront les deadlines de rendus des différents livrables (livraison des maquettes, pré-production, recettage, mise en ligne etc.). En matière de délais, précisez aussi la deadline pour la réception des devis.

Enfin, pensez impérativement à indiquer votre budget dans le cahier des charges. Là encore, cette donnée est indispensable pour permettre aux prestataires d’estimer la charge de travail et sa cohérence, et faire gagner du temps à l’ensemble des parties.

Un exemple de cahier des charges WordPress bien structuré

En guise de résumé, voici un exemple de cahier des charges de site web, au niveau de son architecture générale.

Vous pourrez vous en servir, en complément des étapes listées ci-dessus, pour créer le vôtre. 

I – Présentation de l’entreprise et du projet

• Présentation de l’entreprise et du projet
• Présentation des intervenants
• Détails des objectifs de création
• Définition de la cible

II – Définition des besoins de vos utilisateurs

III – Description des aspects graphiques et ergonomiques du site internet

• La charte graphique
• L’ergonomie et la navigation
• Les zonings, wireframes et maquettes

IV – Les aspects fonctionnels et techniques du projet

• L’arborescence
• Les fonctionnalités attendues
• Les informations et contraintes techniques
• Les contenus

V – Les prestations attendues

VI – Le planning de livraison et le budget

Besoin d’aller plus loin ?

Le cahier des charges d’un site internet WordPress est un document fondamental lors de la création ou de la refonte d’un site web.

Il permet de mettre à plat vos besoins et vos objectifs, sans oublier de présenter les fonctionnalités et recommandations techniques incontournables. 

Grâce à lui, vous vous assurez de partir dans la bonne direction, gagnez un temps précieux, et favorisez la communication avec votre client et/ou votre prestataire.

Vous souhaitez être accompagné dans la rédaction d’un cahier des charges ?

Spécialisés dans la création de site WordPress, les experts Maintenance WP peuvent vous proposer une solution sur-mesure qui répondra à vos besoins avec rapidité, professionnalisme et efficacité.